Auditor Yevgeniya Son tadbirkorlar nima uchun aktivlarini inventarizatsiyadan o‘tkazishi zarurligi, buni qaysi vaqt oralig‘ida amalga oshirish kerakligi, shuningdek, bu jarayonning biznesga qanday ta’sir ko‘rsatishi haqida so‘zlab berdi.

Biznesda rahbarlar savdoni oshirish, muzokara olib borish va xodimlarni yollash bilan band bo‘lgan paytda, omborlarda ayrim narsalar yo‘qolishi, texnika buzilishi, mablag‘lar esa “sizib” chiqish holatlari bo‘lishi mumkin.

Tashqaridan qaraganda hamma narsa ishlayotgandek ko‘rinsa-da, aslida pullar deyarli “so‘rilib ketgan” bo‘ladi. Bu holat mulk egalari faqat hisobotlarga emas, balki real holatga e’tibor qarata boshlagandagina ko‘zga tashlana boshlaydi.

Ko‘plab rahbarlar: “Bizda buxgalteriya yuritiladi, demak, hammasi nazorat ostida”, — deb o‘ylashadi. Biroq buxgalteriya faqatgina operatsiyalarni qayd etadi: xarid qilindi, hisobdan chiqarildi, sotildi. Ular printerning qayerda joylashgani, ishlab turgan-turmagani yoki nima sababdan mashinalardan biri uch oydan buyon hovlida turgani haqida ma’lumot bera olmaydi.

Hujjatlarda hamma narsa joyida ko‘rinishi mumkin, ammo amalda texnika ishlamayotgan, tovar buzilgan, debitorlik qarzi esa allaqachon qaytarilmaydigan holatga kelgan bo‘ladi. Aynan shu sababdan inventarizatsiya o‘tkazish zarur: bu raqamlarni emas, balki ishlarning haqiqiy ahvolini ko‘rishga imkon beradi.

Inventarizatsiya — bu rahbarning instrumenti hisoblanadi. U biznes aslida nimaga ega ekanligini hamda qanday boshqaruv qarorlarini qabul qilish vaqti kelganini muntazam ravishda solishtirish imkonini beradi.

Nimalarni tekshirish kerak va qanday qarorlar qabul qilish lozim?

1. Texnika va uskunalar. Kompyuterlar, telefonlar, maxsus texnika — bularning barchasi hisobda mavjud bo‘lishi mumkin, ammo amalda yo ishlamaydi, yoki butunlay yo‘qolgan bo‘ladi. Masalan, ko‘p hollarda tezda masofaviy ish rejimiga o‘tish zarur bo‘lganda, texnika xodimlarga hujjatlashtirilmasdan beriladi. Keyinchalik xodim ishdan ketganda texnika u bilan birga ketib qoladi yoki ishga yaroqsiz holatga keladi.

Amaliyotimizda shunday hodisa sodir bo‘lgandi: 2020-yilda bir savdo kompaniyasida barcha xodimlarni shoshilinch tarzda masofaviy ishlashga o‘tkazishdi. Texnika vositalarini keyinchalik rasmiylashtirish mumkin, deb o‘ylagan holda hujjatlarsiz tarqatishdi, ammo bu ish amalga oshmay qoldi.

«Yangi mulkdor kompaniyani sotib olib, inventarizatsiya o‘tkazgandan so‘ng, jihozlarning deyarli yarmi yo‘qligi, qolgan qismi esa ishlamay qolgani aniqlanadi. Ma’lum bo‘lishicha, ishdan bo‘shatilgan xodimlar texnikani qaytarib bermagan, haydovchilar esa avtomobillarning bir qismini ehtiyot qismlarga ajratib olgan ekan. Yangi mulkdor avtopark va ofis jihozlariga umid qilgan, amalda esa faqat zarar ko‘rdi».

2. Tovar va materiallar. Qog‘ozda ombor to‘la, lekin sotadigan hech narsa yo‘q: tovar eskirgan, buzilgan, qadoq shikastlangan yoki xomashyo uskunaga mos kelmaydi. Bunday “qoldiqlar” joy va resurslarni egallab, hisobda ilinib turibdi.

Ish jarayonida shunday holatlarga ham duch kelgandik: ishlab chiqarish kompaniyasi bir necha bor o‘z uskunalariga mos kelmaydigan xomashyoni sotib olgan. Partiyalar kichik bo‘lganligi sababli, muammoga shunchaki ko‘z yumib kelingan. Bir necha yildan so‘ng, inventarizatsiya o‘tkazilganda, omborxonada katta miqdorda yaroqsiz xomashyo to‘planib qolgani ma’lum bo‘ldi. Endi uni sotishning iloji yo‘q, chunki yaroqlilik muddati tugagan.

«Xomashyoga sarflangan mablag‘lar shunchaki yo‘q bo‘lib ketdi. Bundan tashqari, xaridlar va ombor uchun mas’ul xodimlar ishdan ketgani ham ma’lum bo‘ldi. Oqibatda, tovarlar muddati tugagan, javobgarlikni zimmasiga oladigan kishi ham yo‘q».

3. Kassa va naqd pul masalasi. Bu, ayniqsa, bir nechta savdo nuqtalariga ega bo‘lgan kompaniyalarga tegishli. Nazorat va muntazam tekshiruvlar o‘tkazilmasa, hatto vijdonli xodim ham o‘zining va kompaniyaning pullarini “chalkashtirib yuborishi” mumkin. Agar xodimda shaxsiy qiyinchiliklar paydo bo‘lsa, vasvasaga tushish ehtimoli yanada kuchayadi.

Haqiqiy voqea: bir nechta do‘konga ega bo‘lgan savdo kompaniyasida xodimlardan biri kassadan “qarzga” pul ola boshlagan. Dastlab arzimas miqdorlar — 200−300 ming so‘mdan. Keyin — tobora ko‘payib borgan. Bir yildan so‘ng tekshiruv o‘tkazilganda, yo‘qolgan mablag‘ 70 mln so‘mdan oshib ketgani ma’lum bo‘lgan. Bu hamma uchun katta zarba bo‘lgan, chunki barcha bu odamni ishonchli deb hisoblardi.

4. Hujjatlar, muhrlar, ERI, ishonchnomalar — bularning barchasi, ayniqsa xodimlar tez-tez o‘zgarib turadigan hollarda, yuqori xavf zonasi hisoblanadi. Xodim ishdan ketgan bo‘lsa-da, uning elektron imzosi hali ham amal qilayotgan yoki ishonchnomasi bekor qilinmagan bo‘lishi mumkin. Bunday mayda-chuyda tuyulgan holatlar katta muammolarga sabab bo‘lishi ehtimoldan xoli emas.

«Inventarizatsiya tartibni o‘rnatishga yordam beradi: kirish huquqlarini cheklash, dolzarb bo‘lmagan hujjatlarni bekor qilish hamda mas’uliyatni boshqalarga o‘tkazish singari».

5. Qarzlar. Hisobda debitorlik qarzi bor — rasman pul tushishi kerak, lekin hech kim qo‘ng‘iroq qilmaydi, yozmaydi, eslatmaydi. Yoki aksincha, kreditorlik qarzi: kimdir to‘lovni kutmoqda, siz esa buni unutib qo‘ygansiz. Bularning barchasi biznesning asl holatini noto‘g‘ri aks ettiradi.

Undan ham yomonroq holat yuz berishi mumkin: biznesni sotishdan oldin rahbariyat hisobotni “go‘zallashtirish»ga qaror qiladi. Bunda ular “pul tez orada tushadi”, degan tasavvur uyg‘otish uchun debitorlik qarzini oshirib ko‘rsatib, qarzlar ko‘zga tashlanmasligi uchun kreditorlik qarzini kamaytirib ko‘rsatadi.

«Shunday qilib, yangi mulkdor chiroyli raqamlarga ega kompaniyani sotib oladi-yu, keyinchalik pul yo‘qligi yetmagandek qarzlar mavjudligi ma’lum bo‘ladi».

6. Investitsiyalar. Biznesda investitsiyalar faqat “aksiya va obligatsiyalar»dan iborat emas. Bu hamkorlarga qarz berish, uskunalarga mablag‘ yo‘naltirish yoki mablag‘larni depozitlarga joylashtirish bo‘lishi mumkin. Ko‘pincha bunday sarmoyalar yillar davomida harakatsiz qolib, daromad keltirmaydi va qaytarilmaydi. Shunga qaramay, hisobotlarda aktiv sifatida ko‘rsatilishni davom etib, farovonlik illyuziyasini hosil qiladi.

Mavsumiy daromadga ega kompaniya mablag‘larini bekor saqlamaslik maqsadida ularning bir qismini mahalliy aksiyalar yoki bank omonatlariga joylashtirishga qaror qiladi. Ammo bir yil o‘tgach foiz stavkalari pasayib, aksiyalar kutilgan daromadni keltirmadi, investitsiya strategiyasini esa hech kim qayta ko‘rib chiqmadi.

Mavsumdan tashqari vaqt kelib, biznesga shoshilinch mablag‘ zarur bo‘lganda, aktivlarning muzlatib qo‘yilganligi va ulardan foydalanish imkonsizligi ma’lum bo‘ladi. Natijada, kompaniyani mushkul davrda qo‘llab-quvvatlashi lozim bo‘lgan sarmoyalar, aksincha, uning taraqqiyotini sekinlashtirib qo‘ydi.

Inventarizatsiyani qanchalik tez-tez o‘tkazish kerak?

Inventarizatsiya shunchaki rasmiyatchilik emas, balki foydani saqlash va xavf-xatarlarni boshqarish vositasidir. Kompaniya nimaga asoslanganini bilmasdan turib, to‘g‘ri moliyaviy modelni yaratishning iloji yo‘q.

• Pulingiz aslida qayerda ekanligini tushunib olish uchun ombor va kassani har chorakda kamida bir marta tekshirib turish lozim.
• Uskunalar yiliga kamida bir marta tekshirilishi lozim: ishlamaydigan jihozlar ham resurslarni iste’mol qilishni davom ettirib, zararni ko‘paytiradi.
• Har bir xodim ishdan bo‘shatilganda hujjatlar, ishonchnomalar va kirishga ruxsatlarni qayta ko‘rib chiqish zarur — bu nafaqat tartib-intizom, balki xavfsizlik masalasi hamdir.
• Qarzlar va investitsiyalarni har 6 oyda kamida bir marta qayta ko‘rib chiqish maqsadga muvofiq: aks holda, amalda allaqachon aktiv bo‘lmay qolgan narsalarni hamon aktiv deb hisoblash xavfi mavjud.

Daromadi bo‘lmagan investitsiyalar — bu strategik rivojlanish emas, balki chiroyli bezatilgan zararlardir.

Muntazam inventarizatsiya faqatgina barcha narsani nazorat qilish emas, balki biznesning moliyaviy ahvoliga xolisona baho berish imkonini ham beradi. Bu shunchaki “qog‘ozbozlik” yoki faqat buxgalterning vazifasi emas. Bu tayanch nuqta va kompaniyada aslida nimalar sodir bo‘layotganini xotirjamlik bilan tushunib olish imkonini beradi.